Come e perché digitalizzare i processi aziendali
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In un mercato in continuo mutamento, rimanere al passo con i tempi diventa un compito sempre più difficile. Adeguare le proprie strutture aziendali ai nuovi trend e ottimizzare i vari processi risulta essere fondamentale per non rimanere indietro e ottenere vantaggio competitivo.
In questo articolo illustriamo i motivi e i vantaggi dell’introdurre la digitalizzazione in azienda, creando valore aggiunto senza dover sconvolgere le logiche attuali.
Indice
La digitalizzazione
Da alcuni anni a questa parte, in seguito all’avvento della digitalizzazione, la tecnologia è permeata in modo capillare all’interno di ogni aspetto della nostra quotidianità. Azioni che un tempo risultavano troppo complicate da svolgere, dispendiose di tempo, denaro e risorse, grazie a essa sono diventate semplici, veloci e di routine.
Dal tempo libero a quello lavorativo, i processi si sono automatizzati, facendo svolgere ai vari device e macchinari le azioni che fino a qualche tempo fa si svolgevano a mano.
Nel 2023, la digitalizzazione dei processi aziendali risulta essere un’attività necessaria, se non decisiva, per poter incrementare le performance della propria azienda e tenere monitorato il suo andamento. Al fine di rendere più efficiente il lavoro e individuare punti di forza e debolezza di oggi per implementare una strategia vincente per domani, la digitalizzazione è forse la più grande alleata di ogni impresa.
Digitalizzare ≠ Standardizzare
Ogni azienda è diversa come lo sono, di conseguenza, la sua organizzazione, le sue attività e i suoi processi. “Digitalizzare” e “automatizzare” non sono dunque assolutamente da considerare come sinonimi di “standardizzare”.
Standardizzare significa rendere una determinata azione, programma o applicazione uguale per tutti. Un processo “taglia unica” che deve andare bene per ogni individuo e situazione.
Digitalizzare, invece, significa usare programmi e app per lavorare mantenendo le regole dell’azienda, senza dover svolgere lavori ripetitivi, monitorando le attività e avendo sempre le informazioni necessarie accessibili.
Programmi personalizzabili per azienda, tipologia di utente, di cliente e mercato, integrati ai sistemi già in uso in azienda (come l’ERP) sono la chiave per un lavoro semplice, efficiente e ottimizzato.
Ma vediamo più nel dettaglio un esempio di gestione dei processi aziendali con il digitale.
La digitalizzazione del processo di vendita
Si pensi, ad esempio, al tradizionale processo di vendita di un qualsiasi prodotto. Anche se diverso per ogni azienda, il processo di vendita si può generalmente descrivere come il percorso intrapreso da più reparti aziendali (marketing, vendite, assistenza, …), che va dalla ricerca di nuovi potenziali clienti, fino all’assistenza e fidelizzazione post vendita. Il tutto si ripete, con qualche piccola modifica, ogni volta che un cliente reitera un acquisto.
Considerando il compito dell’agente, tra brochure, cataloghi, schede tecniche, schede clienti, offerte e contratti, il rischio di commettere errori e smarrire del materiale è sempre presente. Si aggiungano poi la difficoltà e lentezza nel condividerlo e lo spreco di carta.
La quantità di materiale da consultare, compilare e condividere diventa dunque un ostacolo per l’agente, il quale vede il proprio lavoro diventare lento, potenzialmente impreciso e incompleto. Il che si traduce in un lavoro confusionario, inefficiente e inefficace per lui, per l’azienda stessa e per il cliente.
Da situazioni come questa è nata la necessità di ottimizzare il processo di gestione delle vendite. Semplificare il lavoro della Salesforce, ridurre al minimo gli errori, avere dati aggiornati in real time e offrire una miglior Customer Experience porteranno ad un aumento delle performance dell’azienda.
Ed è proprio qui che il digitale entra in gioco.
Come automatizzare i processi aziendali
Grazie ai software di automazione all-in-one per la rete vendita, i venditori avranno tutto quello di cui hanno bisogno in un unico posto, sempre a portata di mano e sempre aggiornato all’ultima versione.
In un unico device, gli utenti avranno a disposizione tutti i dati per la gestione clienti, indirizzi, feedback, agenda e questionari, catalogo prodotti, brochure, PDF, immagini e altri file multimediali, listino prezzi, sconti, ordini, offerte e altri documenti. Il tutto in un sistema organizzato, semplice e intuitivo da usare e perfetto per chi lavora in mobilità.
I vantaggi del digitale
Ecco alcuni dei vantaggi principali che adottare soluzioni digitali può portare alla tua azienda:
- Migliore efficienza: la digitalizzazione dei processi aziendali può aiutare ad automatizzare le attività ripetitive e a ridurre il tempo e lo sforzo necessari per gestire le attività manualmente.
- Maggiore accuratezza dei dati: con il digitale, i dati vengono inseriti una sola volta e condivisi in tutte le applicazioni, riducendo il rischio di errori dovuti alla digitazione manuale o alla mancata sincronizzazione dei dati.
- Migliore collaborazione: digitalizzare consente ai team di lavorare insieme in modo più efficace, condividendo i dati e le informazioni in tempo reale e coordinando le attività in modo più semplice.
- Maggiore visibilità: la digitalizzazione fornisce una vista d’insieme di tutte le attività di business, consentendo di avere una maggiore comprensione delle prestazioni e di prendere decisioni informate in modo più rapido.
- Riduzione dei costi: l’automatizzazione dei processi aziendali può aiutare a ridurre i costi di lavoro e aumentare l’efficienza. Inoltre, la digitalizzazione può ridurre i costi di licenze e manutenzione, poiché tutte le funzionalità sono incluse in un’unica piattaforma.
- Maggiore flessibilità: la digitalizzazione consente di accedere ai dati e alle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, offrendo maggiore flessibilità e convenienza. Anche in modalità off-line.
- Migliore sicurezza dei dati: la digitalizzazione consente di proteggere i dati sensibili con misure di sicurezza avanzate, come la crittografia e la gestione degli accessi, riducendo il rischio di furto o perdita di dati.
- Riduzione dell’utilizzo di carta: grazie all’utilizzo di computer e tablet per ogni step del processo di vendita, si ridurranno gli sprechi di stampa e il rischio di commettere errori di trascrizione o di perdere i dati. Il tutto, contribuendo a ridurre l’impatto ambientale della tua azienda.
In conclusione, la digitalizzazione dei processi aziendali, come ad esempio quello di vendita, è l’alleata delle imprese che vogliono vedere la propria attività massimizzata, rendendo più semplice, sicuro e preciso il lavoro dei propri collaboratori.
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