BI e Sherlock Holmes: come risolvere enigmi aziendali

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#DigitaleFacile: Processi complessi, applicati semplicemente

I termini appartenenti al mondo informatico risultano spesso complessi a causa della loro natura tecnica e dell’ampio ricorso agli anglicismi.

Questo aspetto può influenzare negativamente la percezione degli strumenti tecnologici, facendo sfumare in secondo piano il loro reale potenziale. A questa apparente “complessità”, si contrappone però uno degli scopi primari del digitale: eliminare le criticità, semplificando i processi, le operazioni, e, in generale, il lavoro quotidiano.

Abbiamo perciò deciso di mostrare la semplicità di applicazioni e processi integrati, in modo tale da avvicinare maggiormente tutti gli utenti al mondo digitale, portando un po’ di “leggerezza” in tematiche spesso poco chiare: processi complessi, applicati semplicemente.

Vista la sempre maggiore importanza che le aziende stanno attribuendo alle analisi (sia interne che esterne all’organizzazione) di performance di vario genere, abbiamo deciso di cominciare con la Business Intelligence, nota anche come BI.

Prima di cominciare, però, vediamo brevemente una definizione di “Business Intelligence”:

La Business Intelligence (BI) è un insieme di processi, tecnologie e strumenti che consentono di raccogliere, analizzare e interpretare dati aziendali per prendere decisioni informate e strategiche. L’obiettivo principale della BI è estrarre conoscenze significative dai dati, trasformandoli in informazioni utili per orientare le azioni e le strategie dell’azienda, migliorare le performance operative e la competitività.

La situazione di partenza del team di vendita

La situazione di partenza è un agente di commercio che deve fare il punto sulla sua situazione rispetto:

• alle vendite (per prodotto, area geografica, agente, …)
• ai clienti (andamento di ordini e vendite, eventuali anomalie rispetto allo storico, …)
• ai tempi di chiusura delle offerte.

Per fare ciò, però, l’agente toglie tempo prezioso al suo lavoro; tempo che potrebbe dedicare ad attività di vendita o alla cura delle relazioni con i clienti.

Tuttavia, queste analisi si rivelano fondamentali. Si pensi all’agente come ad un detective, il quale deve raccogliere indizi (dati) per poter risolvere alcuni “enigmi” aziendali come ad esempio “perché il cliente X ha effettuato meno ordini nell’ultimo trimestre rispetto a quello precedente?”, o ancora “che area geografica è maggiormente scoperta e può dunque rappresentare un’opportunità per la mia azienda?”.

Bisogna quindi mettere la rete commerciale nella posizione di poter svolgere entrambe le attività (vendita e analisi) nel migliore dei modi, senza che una oscuri l’altra.

Il contributo della Business Intelligence

Immagina ora che a quell’agente venga fornito uno strumento all-in-one (es. applicazione iPad) che gli permette di registrare le interazioni avvenute con il cliente, effettuare offerte e ordini e, da questi, ricavarne i dati in tempo reale, analizzarli e filtrarli al posto suo.

Dove si trovano maggiormente i clienti più attivi? Quelli meno attivi? Qual è il tempo medio di chiusura di un’offerta? Quanti ordini ha effettuato X nel mese di settembre? Nell’ultimo trimestre, che risultati ha portato a casa la rete commerciale? Ci sono prodotti meno venduti?

La BI riesce ad elaborare tutte queste informazioni (e molte altre) in tempo reale, e a presentarle graficamente all’utente, in maniera semplice ed intuitiva attraverso grafici e dashboard.

In questo secondo caso, al detective spetta solamente la fase di interpretazione (deduzione) dei dati (prove) per poter trovare collegamenti logici e prendere decisioni informate, ovvero supportate da evidenze, sulle strategie future.

Riprendendo la definizione di business intelligence: “L’obiettivo principale della BI è estrarre conoscenze significative dai dati, trasformandoli in informazioni utili per orientare le azioni e le strategie dell’azienda”. Vediamo dunque alcuni esempi:

1. Analisi delle preferenze dei clienti: analizzare i dati storici delle vendite e delle preferenze dei clienti per capire quali prodotti sono più richiesti in determinate aree geografiche o stagioni. Questa informazione consente di adattare le proposte ai bisogni specifici dei clienti in quella zona.

2. Pianificazione delle visite ai clienti: ottimizzare gli itinerari pianificando le visite ai clienti in modo efficiente, risparmiando tempo e risorse. L’analisi dei dati potrebbe suggerire quali clienti visitare in base alla loro storia d’acquisto, all’andamento delle vendite e alla loro posizione geografica.

3. Monitoraggio delle performance dei prodotti: L’agente potrebbe utilizzare la BI per monitorare le performance dei prodotti che rappresenta. Attraverso dashboard e report interattivi, potrebbe vedere in tempo reale come stanno andando le vendite di ciascun prodotto, individuare quelli che richiedono maggiore attenzione o promozione, e adattare la sua strategia di vendita di conseguenza.

4. Monitoraggio delle performance della rete agenti: valutare oggettivamente le performance di ogni agente basandosi su dati concreti e confronti con gli obiettivi prestabiliti. Ciò facilita la gestione del personale e l’identificazione di aree di miglioramento individuali.
Inoltre, analizzando le performance degli agenti, è possibile identificare le migliori pratiche e condividerle con l’intera rete. Questo favorisce la diffusione delle strategie efficaci e contribuisce al miglioramento complessivo delle prestazioni.

5. Previsione delle tendenze di mercato (forecasting): Analizzando i dati storici e attuali, la BI può aiutare l’agente a individuare tendenze di mercato emergenti nel settore di riferimento. Questo gli permetterebbe di anticipare le richieste dei clienti e di proporre prodotti innovativi e di tendenza in modo proattivo.

In sintesi, la Business Intelligence ci permette di essere i Sherlock Holmes del mondo degli affari, usando indizi e prove (i dati) per capire meglio le persone, i prodotti e come rendere l’azienda più forte e di successo individuando e ottimizzando eventuali problematiche a monte.

Nel mercato di oggi, raccogliere e analizzare i dati riguardanti la propria azienda, non solo attraverso l’ERP, si rivela di fondamentale importanza sia per un’analisi interna che per essere pronti ad intervenire prontamente in caso di necessità in modo da poter rimanere competitivi nel mercato.

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