10 funzionalità che un’ app di raccolta ordini B2B deve avere

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La gestione del processo di vendita B2B non è solo una questione di seguire una serie di passaggi, ma richiede una strategia integrata e multidimensionale per affrontare le complessità del mercato moderno. Le transazioni tra Business (B2B per l’appunto) spesso coinvolgono cicli di vendita più lunghi, decisioni di acquisto più ponderate e la necessità di personalizzare le offerte per diverse aziende e settori.

Pertanto, le aziende che operano con questa modalità devono adattare le proprie strategie e gli strumenti al complesso processo decisionale che va dalla raccolta del contatto (lead) fino all’analisi dei dati del post-vendita.

In questo articolo, andiamo ad esplorare più nel dettaglio le funzionalità che un portale per le vendite B2B deve avere, offrendo una panoramica delle diverse fasi del processo di vendita e di come ottimizzare ogni touchpoint con il cliente.

Il problema

Spesso ci è capitato di vedere aziende, dalla piccola alla grande impresa, che gestiscono ancora il processo di vendita in maniera manuale. L’uso di carta e penna, l’invio degli ordini tramite email o call center, e la gestione frammentata delle varie fasi del processo utilizzando piattaforme diverse (come gestionali e CRM spesso non adeguatamente integrati) costringe a inserire gli stessi dati più volte. Queste sono solo alcune delle pratiche che possono compromettere l’efficienza e la precisione delle operazioni aziendali. 

Questa frammentazione, infatti, porta spesso a errori, duplicazione di dati e perdita di informazioni importanti, nonché di tempo. Inoltre, le regole di visibilità limitate o assenti impediscono una visione completa e integrata del processo di vendita, rendendo difficile per i team collaborare efficacemente e prendere decisioni informate o, al contrario, rendono visibili informazioni riservate, che non devono essere condivise con l’intero team.

Ed è qui che entra in gioco il processo di digitalizzazione. Per riassumere brevemente il concetto di digitalizzazione aziendale, si può dire che essa rappresenta l’introduzione e l’integrazione graduale delle tecnologie digitali in tutte le aree di un’impresa, migliorando l’efficienza operativa, riducendo i costi, aumentando la produttività e rispondendo più rapidamente alle esigenze del mercato.

Tenendo a mente questo concetto e il problema visto in precedenza, andiamo a vedere quali sono le funzionalità base che un’app di raccolta ordini per agenti di commercio deve avere, cercando al tempo stesso di mostrarti al meglio il filo logico che le connette.

Le 10 funzionalità di un sistema per la gestione delle vendite B2B

Gestione dei contatti

La gestione dei contatti è il punto di partenza di qualsiasi processo di vendita. Utilizzare un software CRM (Customer Relationship Management) consente di organizzare e tracciare tutte le interazioni con i potenziali clienti (lead e prospect), nonché con i clienti affermati. Un CRM aggiornato e integrato ai sistemi di vendita andrà poi usato per la creazione di offerte, ordini e contratti. Per questo motivo, è importante mantenere un database aggiornato e segmentato per personalizzare le comunicazioni ed avere un’anagrafica cliente pronta per impostare ordini e offerte.

Se il portale o app di raccolta ordini non possiede un CRM al suo interno, deve comunque potersi integrare al sistema per la gestione dei contatti già presente in azienda e all’ERP. In questo modo è possibile avere una comunicazione fluida e costante tra tutti i sistemi, per velocizzare e rendere più efficiente il lavoro.

> Approfondimento

Se desideri approfondire il tema del CRM e la sua evoluzione nel tempo, abbiamo scritto questo articolo: App gestione clienti e vendite: l’evoluzione del CRM

Dematerializzazione del catalogo e dei listini

Comunicare bene significa vendere, ed è in questa fase che il catalogo prodotti gioca un ruolo fondamentale. Un catalogo sempre aggiornato, ben organizzato e incluso di contenuti multimediali (come immagini, video, brochure, specifiche e schede tecniche, …) è il trampolino di lancio di una vendita.

Digitalizzare il catalogo permette di aggiornare facilmente le informazioni sui prodotti e i prezzi, facilitando sia la visione degli articoli che l’inserimento degli stessi su tutti i canali di vendita, in una sola volta. Utilizzare un sistema per la gestione del catalogo digitale aiuta infatti a mantenere la coerenza e l’accuratezza delle informazioni, adottando così una strategia di vendita omnicanale. Inoltre, i listini prezzi possono essere gestiti dinamicamente per riflettere le variazioni di mercato e personalizzare le offerte per diversi segmenti di clienti.

Andiamo ora ad approfondire maggiormente due modalità in cui si possono dematerializzare e rappresentare i cataloghi.

> Cataloghi Digitali

I cataloghi digitali rappresentano una soluzione moderna e versatile per la presentazione dei prodotti. Piattaforme come Amazon hanno dimostrato l’efficacia di questo formato, offrendo un’esperienza utente intuitiva e ricca di informazioni. Con i cataloghi in formato digitale, stile eCommerce, i clienti possono visualizzare immagini in alta risoluzione, esaminare i prodotti nei minimi dettagli con la possibilità di zoomare e ruotare le immagini, nonché di vederli in 3D o altre modalità interattive.

Uno dei principali vantaggi dei cataloghi digitali è la possibilità di effettuare aggiornamenti in tempo reale, che permettono di riflettere nuovi prodotti, cambiamenti di prezzo o offerte speciali. Sono perciò perfetti per gli agenti che lavorano in mobilità, poiché non occupano spazio trovandosi all’interno dello stesso device che usano per controllare le anagrafiche e inserire gli ordini.

> PDF Interattivi

I PDF interattivi rappresentano una soluzione intermedia tra il tradizionale catalogo cartaceo e il catalogo digitale. Questo formato combina la familiarità di un documento PDF con funzionalità avanzate, come link cliccabili e animazioni. I pdf interattivi sono accessibili offline, possono essere scaricati e consultati senza bisogno di una connessione internet, rendendoli perfetti per presentazioni in aree con connessione limitata.

Inoltre, l’interattività dei PDF permette di navigare facilmente tra le diverse sezioni del catalogo, mentre i video integrati possono fornire dimostrazioni dei prodotti. La facilità di distribuzione è un altro vantaggio significativo, in quanto possono essere inviati via email, facilitando la consegna a clienti e distributori.

La gestione integrata del catalogo in modalità digitale permette inoltre la visualizzazione delle disponibilità a magazzino, permettendo una vendita trasparente, con garanzia di consegna dell’ordinato o con prenotazione di eventuale materiale da produrre/ordinare.

Gestione delle offerte e configurazione prodotti

Una volta selezionati i prodotti interessanti si passa al loro inserimento all’interno di una o più offerte, che devono essere dettagliate e personalizzate per rispondere alle specifiche esigenze dei clienti. Utilizzare software di gestione delle offerte aiuta a standardizzare il processo, riducendo gli errori e aumentando la velocità di risposta. In questo contesto, un configuratore prodotto CPQ (Configure, Price, Quote) si rivela particolarmente utile.

Il software CPQ permette di configurare prodotti complessi in facilità e secondo le specifiche del cliente, calcolare i prezzi in base alle variabili configurate e generare preventivi accurati e professionali in tempi rapidi. Questi strumenti permettono di generare rapidamente offerte basate sui dati aggiornati del catalogo, garantendo precisione e coerenza, offrendo interfacce e modalità di configurazione differente a seconda della tipologia di prodotto.

L’adozione di un sistema CPQ non solo migliora l’efficienza del processo di creazione delle offerte, ma assicura anche che ogni preventivo possa soddisfare le aspettative del cliente.

Gestione degli ordini

Una volta accettata l’offerta, la gestione degli ordini diventa fondamentale. Integrando il CRM con il sistema ERP e l’app per la gestione ordini agenti, è possibile automatizzare la creazione degli ordini e monitorarne lo stato. Il tutto dalla medesima piattaforma.

Gestione di prezzi e promo

Un altro degli aspetti da tenere in considerazione nel nostro viaggio all’interno di un sistema per le vendite B2B è la flessibilità nel controllo dei prezzi e delle promozioni. Un portale backoffice ben strutturato permette di gestire efficacemente questi elementi, garantendo che i clienti abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti e accurate.

Nella sezione amministrativa del portale, le promo – ad esempio – possono essere aggiornate in tempo reale, assicurando che tutte le variazioni siano immediatamente visibili ai clienti e agli agenti di vendita. Inoltre, è possibile creare, modificare e terminare campagne di vendita con facilità. Le promozioni possono essere personalizzate per segmenti specifici di clienti, garantendo che le offerte più rilevanti raggiungano il pubblico giusto.

Un sistema backoffice avanzato in un portale B2B o in un’ app di vendita per agenti/distributori permette di tenere traccia dello storico dei prezzi e delle promozioni, fornendo dati utili per l’analisi e la pianificazione strategica.

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Digitalizzazione dei contratti

Alla fine del processo di pre-vendita, la gestione dei contratti richiede attenzione ai dettagli e conformità legale. Disporre di questa funzionalità all’interno di un’app per le vendite si rivela essere un vantaggio non da poco.

Quando si parla di firma su contratti digitali, però, bisogna fare estrema attenzione alla tipologia di “firma digitale” che si appone, poiché bisogna tenere a mente la legalità di quest’ultima. Andiamo a vedere il metodo più utilizzato.

La firma grafometrica è un tipo di firma elettronica avanzata che cattura le caratteristiche biometriche del firmatario, come la velocità, la pressione e il movimento della penna su un dispositivo digitale. Questo metodo non solo riproduce l’aspetto visivo della firma autografa, ma ne analizza anche i parametri dinamici, offrendo un elevato livello di sicurezza e autenticità.

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SellMore Sign è l’app di Temovo dedicata alla firma digitale di contratti con firma grafometrica, riconosciuta legalmente.

Regole di visibilità

Le regole di visibilità determinano chi all’interno dell’azienda può accedere a quali informazioni. In un sistema ben strutturato, gli amministratori possono vedere tutte le informazioni, mentre altri utenti hanno accesso limitato in base al loro ruolo.

Questo sistema garantisce che i dati sensibili siano protetti e che ciascun utente veda solo ciò che è rilevante per il proprio lavoro. Ad esempio, i rappresentanti di vendita possono vedere solo i propri clienti e ordini all’interno dell’app vendite, mentre i manager possono avere una visione più ampia per monitorare le performance del team.

Gestione dei flussi aziendali e dipartimentali con BPM

Il Business Process Management (BPM) consente di modellare, automatizzare e ottimizzare i processi aziendali. In parole semplici, gestire i processi tramite BPM significa disegnarli in un diagramma di flusso che segue regole ben precise.

Implementare un BPM per il processo di vendita aiuta a standardizzare le procedure, migliorare l’efficienza e garantire la conformità con le politiche aziendali. I flussi di lavoro automatizzati assicurano che ogni fase del processo di vendita venga eseguita correttamente e tempestivamente, riducendo i tempi di inattività e migliorando la qualità complessiva del servizio.

Analisi dei dati con la Business Intelligence

La Business Intelligence (BI) è uno strumento essenziale per aiutare il team a prendere decisioni informate. Utilizzare strumenti di BI all’interno di app di vendita consente di analizzare i dati delle vendite, identificare tendenze e valutare le prestazioni. Questo aiuta a ottimizzare le strategie e migliorare la redditività complessiva.

Le dashboard e i report personalizzabili forniscono una visione chiara e immediata delle metriche chiave, supportando le decisioni strategiche e operative con dati concreti.

> Approfondimento

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Facilità d’uso e interfaccia user friendly

Rendere “facili” processi complessi non è un lavoro semplice, ma è per questo che noi di Temovo siamo qui. Ed è per questo motivo che il modo in cui vengono pensate e disegnate le interfacce utente è di fondamentale importanza quando si pensa non solo alla bellezza del prodotto, ma anche all’utente finale che dovrà usarlo, dato che il software per la gestione ordini sarà una novità.

Conclusione

La gestione del processo di vendita B2B richiede un approccio integrato e l’adozione di tecnologie avanzate. Automatizzare e ottimizzare ogni fase, dalla gestione dei contatti all’analisi dei dati, non solo migliora l’efficienza operativa, ma consente anche di offrire un servizio migliore ai clienti. Investire in soluzioni tecnologiche adeguate è essenziale per rimanere competitivi in un mercato sempre più dinamico e orientato ai dati.

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